Uitbesteden liftbeheer steeds meer gemeengoed

Welk contract is het beste contract?

aug 8, 2003

Rotterdam, 8 september 2003: Niet in alle gevallen is er één type contract het beste. Grofweg zou gesteld kunnen worden dat de van de standaard overeenkomsten de ‘uitgebreide overeenkomst’ het beste zal passen. Hierop is één uitzondering, dat zijn nieuwe liften (en dat geldt ook voor grondig gemoderniseerde liften). De reden daarvoor is dat nieuwe liften weinig lifttechnische storingen zullen vertonen en het daarom niet nodig is dat risico in de overeenkomst af te dekken. In dat geval volstaat een eenvoudige overeenkomst.

Eenvoudige- of basis overeenkomst

Een eenvoudige overeenkomst heeft als kenmerk dat uitsluitend de onderhoudsbeurten in de kosten van de overeenkomst zijn opgenomen. U betaalt de uitvoering van het onderhoud. De opdrachtnemer heeft wel de verplichting lifttechnische storingen te verhelpen en te assisteren bij een periodieke keuring. Tevens kan het noodzakelijk zijn om tijdens onderhoud en/of het verhelpen van storingen materialen te vervangen. Deze extra zaken worden allemaal apart in rekening gebracht. Het is wijs een eenvoudige overeenkomst af te sluiten wanneer de kans op technische storingen klein is. In de regel is dat na nieuwbouw of een grondige modernisering. Na nieuwbouw of modernisering heeft u garantie. Lifttechnische storingen zijn dan vrijwel altijd onder garantie te verhelpen en behoeven niet extra te worden afgedekt in de onderhoudsovereenkomst. Vandalisme storingen (in de regel bedoelt men storingen ten gevolge van onjuist gebruik) worden altijd, ongeacht de onderhoudsvorm, voor rekening van de opdrachtgever verholpen. Omdat de opdrachtnemer niet het risico draagt voor het aantal storingen gaat er van deze overeenkomst geen prikkel uit om de lift in een dusdanige conditie te houden dat deze weinig stoort. Sterker nog, regelmatige lifttechnische storingen zouden het belang van de opdrachtnemer kunnen dienen. Er is overigens geen aanleiding dat laatste tegenover liftbedrijven te beweren, maar het contract is op dit punt zwak. (Kone noemt in haar ‘optimum’ contractrange deze overeenkomst ‘Budget’.) + Duidelijke kostenstructuur + Goede scheiding tussen onderhoud en storingen + Goedkoop – Zeker bij storingen en keuringen extra rekeningen – Bij oudere liften een hoger risico – geen prikkel om de lift in conditie te houden (in tegendeel).

Uitgebreide overeenkomst

De uitgebreide overeenkomst is een eenvoudige overeenkomst aangevuld met kleinmateriaal bij onderhoud en storingen, de kosten voor het verhelpen van lifttechnische storingen en het assisteren bij de keuring. In de regel wordt het verhelpen van storingen tot 2 uur onder contract gedaan, wanneer er meer tijd nodig is wordt dat gezien als een spoedeisende reparatie welke in rekening wordt gebracht. Het benodigd kleinmateriaal tot een bedrag van 225,– per beurt cq. storing, wordt niet in rekening gebracht. Dit facet van het contract is overigens vaag en rekbaar. De opdrachtnemer heeft namelijk niet de verplichting dat bedrag te besteden. Er zijn tal van onderdelen die voor dit bedrag periodiek vervangen zouden kunnen worden en die de levensduur van de installatie zouden kunnen verlengen. In de regel gebeurt dat niet en bij veroudering van de installatie moet u alsnog investeren. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan zaken als deurrevisies. Er gaat van deze overeenkomst wel een prikkel uit tot het voorkomen van de lifttechnische storingen omdat die in eerste instantie voor rekening van de opdrachtnemer zijn. Gemiddeld is het storingspercentage van de liften in Nederland rond de 2,5 storingen per lift per jaar. Een liftbedrijf zal altijd een risico calculeren. Wanneer liften meer dan 2 storingen per jaar vertonen is het zinvol een uitgebreide overeenkomst af te sluiten. De vraag zou dan gesteld kunnen worden, moet er dan niet ingezet worden op het verlagen van het aantal storingen? Gezien de techniek van liften, het gebruik van liften zal er altijd een beperkt risico op storingen zijn. Bij ca. 2 storingen per jaar zal het voorkomen daarvan veel duurder zijn qua investering of onderhoudsinspanning dan deze gewoonweg te accepteren en te betalen. (Kone noemt in haar ‘optimum’ contractrange deze overeenkomst ‘Classic’.) + Bij een lift in goede conditie weinig extra kosten te verwachten + Een prikkel voor de opdrachtnemer om storingen te voorkomen + Reële dekking voor risico van storingen – Vage afspraken over materiaalvervangingen, wanneer en hoeveel – Te duur voor nieuwe liften

All-in overeenkomst

De all-in overeenkomst heeft alle verplichtingen van de uitgebreide overeenkomst aangevuld met één op één vervangingen (renovaties). Vernieuwingen, hoogwaardiger techniek toepassen (modernisering) zijn voor rekening van de opdrachtgever! Dit type contract werd in het verleden vaak afgesloten om ‘van al het gezeur af te zijn’. Er zitten twee dikke adders onder het gras. De eerste is dat de opdrachtnemer bepaalt wanneer vervangingen worden verricht. Dit staat haaks op de aansprakelijkheid die u heeft als opdrachtgever. Het is uw lift en daarvoor bent u verantwoordelijk, u bepaalt daarom wat, wanneer vervangen moet worden. Op z?n minst zou er enige vorm van overleg moeten zijn. De andere adder is dat de oude techniek, relaisbesturingen en de aandrijfmachines van 30 jaar geleden etc. niet meer leverbaar zijn. Dat resulteert in de enige optie die bij vervanging overblijft, namelijk modernisering. Deze optie komt wel voor uw rekening. Daarom is onze mening dat u als eigenaar zelf moet reserveren om vervolgens zelf te kunnen bepalen wanneer wat vervangen moet worden n wat daarvoor terug komt. Overigens staat goed beleid ?n de tien aanbevelingen van de Europese Commissie op gespannen voet met renovatie in de zin van ??n op ??n vervangingen. Ons advies is deze overeenkomst nooit af te sluiten. De liften welke onder dit type contract vallen zouden aan de hand van de inspecties besproken moeten worden met de liftbedrijven in hoeverre men genegen is gedeelten van aankomende investeringen voor hun rekening te nemen. (Kone noemt in haar ‘optimum’ contractrange deze overeenkomst ‘Select’.) + Buiten moderniseringen geen extra kosten te verwachten + Weinig aandacht nodig – Staat op gespannen voet met beleid en aansprakelijkheid – Renovaties blijken niet mogelijk, en moderniseringen komen toch voor uw rekening – Te duur, in 20 jaar heeft u 1,5 á 2 maal een nieuwe lift betaald!

Prestatieovereenkomst

Een relatief nieuwe ontwikkeling is de opkomst van prestatieovereenkomsten. Kone heeft haar eigen ‘optimum’ contract, Otis heeft ‘@-Your control’ en de VLR (branche organisatie van de grotere liftbedrijven) heeft ook een prestatieovereenkomst opgesteld. Hierbij wordt niet meer de verplichting van het uitvoeren van een aantal beurten centraal gesteld, maar een afgesproken beschikbaarheidspercentage. Dit percentage ligt tussen de 95% en de 99,8%. Door de grotere liftbedrijven kan via internet gerapporteerd worden wat de prestaties zijn. De zaken als materiaalvervangingen, assistentie bij keuring en het verhelpen van storingen kunnen evenals bij de basis-, uitgebreide- en all-in overeenkomsten bij Kone gekozen worden. Bij Otis ligt dit op het niveau van de uitgebreide overeenkomst. Op zich zijn dit zeer goede overeenkomsten en sluiten ze meer aan bij hedendaagse opvattingen over ‘planning en control’ en ‘outbound control’. Er wordt gestuurd op output en niet op inspanning. Wat heeft u er in wezen aan, als alle contractuele verplichtingen zijn nagekomen, maar de lift niet goed functioneert? Toch zit er naar onze mening een ‘gap’ in deze contracten. We zullen dat trachten te onderbouwen. De prestaties van een lift zijn van 3 factoren afhankelijk 1. De toegepaste techniek en de conditie waarin deze verkeert 2. De uitvoering van het onderhoud 3. De wijze waarop de gebruiker met de lift omgaat Op de eerste twee factoren kunnen we beleidsmatig sturing uitoefenen. De laatste factor is een discipline kwestie en is minder makkelijk te sturen. Inmiddels staat overigens wel vast dat goed functionerende liften minder aanleiding geven tot vandalisme. Wanneer we ons tot de eerste twee factoren beperken kunnen daar bij de contracten uit de liftenbranche de volgende kanttekeningen worden geplaatst. 1. De overeenkomsten zeggen niets over de conditie van de techniek. De praktijk zal zijn dat wanneer de techniek niet meer in staat is de afgesproken prestatie te leveren u als opdrachtgever zult moeten investeren om daarmee de prestatie te waarborgen. Wanneer echter het onderhoud niet alleen gericht is op de prestatie maar ook de levensduur en conditie van de installatie zou u zeker minder kosten daaraan kwijt zijn. 2. De uitvoering van het onderhoud is nu oncontroleerbaar. De onderhoudsinspanning is nodig voor het voorkomen van storingen, maar óók voor het in conditie houden van de installatie. Een voorbeeld. Niet gesmeerde onderdelen blijven best nog enige tijd functioneren en daarmee wordt de prestatie gehaald. Het levert echter een versnelde veroudering op wat het investeringsniveau voor u op een hoger niveau tilt! Om die reden heeft Bos Consultancy een prestatie onderhoudscontract opgesteld met liftbedrijven en woningcorporaties. Van deze overeenkomst maken conditiemetingen en taakstellende meerjarenbegrotingen deel uit, zodat van tevoren (zo mogelijk in concurrentie) deze zaken worden vastgesteld. Hiermee zijn waarborgen ingebouwd voor de conditie en de investeringen. + Sluit aan bij moderne bedrijfsvoering, sturen op output + Reële kosten gerelateerd aan prestatieniveaus + Bij de grotere liftbedrijven een zeer goede rapportage via internet – Houdt in de liftenbranche vorm geen rekening met conditie en investeringen

Aantal beurten

Met uitzondering van prestatieovereenkomsten zullen er een aantal onderhoudsbeurten moeten worden afgesproken. De stelregel die wij hanteren is: Portiek flat tot 5 stopplaatsen: 4 beurten per jaar Galerijflat of portiek flat met meer dan 5 stopplaatsen: 5 á 6 beurten per jaar Ziekenhuizen en zorginstellingen met een hoge gebruiksintensiteit 8 beurten per jaar Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat er consensus moet zijn met het liftbedrijf, omdat deze anders de verantwoording bij de opdrachtgever legt.

Tot slot

Liften die veel storen gaan in de regel niet minder storen door meer onderhoud uit te voeren. Dit is vaak wel de gedachte. In het merendeel van de gevallen zijn storingen terug te voeren op de techniek en is het beter de financiële middelen in te zetten, de techniek te verbeteren en de onderhoudsinspanning terug te brengen.

Pin It on Pinterest

Share This