Uitbesteden liftbeheer steeds meer gemeengoed

Uitbesteden liftbeheer steeds meer gemeengoed

jan 12, 2007

Rotterdam, 12 januari 2007: Veel professionele eigenaren van vastgoed besluiten liftbeheer geheel of gedeeltelijk uit te besteden. De redenen daartoe zijn legio, maar er zijn een aantal grote gemene delers te onderscheiden. In dit artikel willen we ingaan op de redenen waarom men dat doet en waarop je als opdrachtgever moet letten als je het liftbeheer uitbesteed.

Over belang en kennisintensiviteit

Veel beheerders van gebouwen zijn bouwkundig opgeleid en functioneren als generalist als het om gebouwbeheer gaat. Zij weten welke dakbedekking ze willen toepassen, hebben ideeƫn over kozijnen en toe te passen verfsystemen. Ook moeten zij zich bezig houden met legionella bestrijding, van CV-installaties tot tuinonderhoud. De regelgeving neemt toe en zaken als verantwoordelijkheid maken dat een beheerder extra op zijn qui-vive zal zijn. Zaken die kennisintensief zijn, een groot belang hebben en daarbij het kennisniveau van de beheerder regelmatig overstijgen komen dan in aanmerking voor uitbesteding. Dit geldt zeker voor liftinstallaties. Temeer daar de gesprekspartners, liftbedrijven, in de regel beter op de hoogte zijn van specifieke zaken. Een specialist moet worden ingeschakeld om kennis en capaciteit op maat te leveren.

Kennis en capaciteit op maat

Grote organisaties zouden zelf een ‘liftspecialist’ in loondienst kunnen nemen. Toch doen zij dat vrijwel nooit, omdat zij dan afhankelijk zijn van deze ene medewerker. Is deze ziek of bezig met een ander project, dan is hij niet beschikbaar. Ook is de vraag welk niveau deze medewerker zou moeten hebben. Hij zal zich bezig moeten houden met inspectiewerk op locatie, maar ook met complexe aanbestedingen. Er zitten zowel technische als bedrijfskundige en ook steeds meer juridische aspecten in dit werk. Hij moet zowel contactpersoon zijn voor de monteur als ook voor het hogere management. Dat blijkt in de praktijk moeilijk invulbaar. Men kiest er daarom voor om het werk uit te besteden aan een bureau dat inspecteurs, adviseurs en consultants met een verschillend kaliber kan leveren. Soms heeft men niemand nodig en soms zijn er een aantal aan het werk. Bijkomend voordeel van uitbesteden is dat een externe organisatie de ervaring meeneemt die ze bij anderen hebben opgedaan. Kans op bedrijfsblindheid neemt daardoor af.

Je kunt niet alles weten!

Kleine organisaties kiezen er voor om specialistisch liftadvieswerk uit te besteden omdat het verhoudingsgewijs niet zo?n groot deel van het dagelijks werk betreft. Het is ondoenlijk om op de hoogte te zijn van alle regelgeving als je die kennis niet vaak nodig hebt. Beter is het om in zo’n geval te kiezen voor ‘kennissen’ in plaats van ‘kennis’. Zo’n ‘kennis’, ofwel de adviseur zal een goede partner zijn. Hij kan namelijk beoordelen of werkzaamheden noodzakelijk zijn, maar heeft ook kennis van wat dergelijke zaken moeten kosten. Hij zal zijn kosten in de regel meer dan terugverdienen en weet hoe hij de zaken aan moet pakken.

Besparing niet het belangrijkste argument

Het uitbesteden van liftbeheer levert natuurlijk een besparing op. Dit zou echter niet de belangrijkste reden mogen zijn. De zaken worden namelijk ordentelijk geregeld. Ongeacht wie de lift onderhoud maakt een goede adviseur eenduidig liftbeleid, waarop de meerjarenbegroting wordt gebaseerd. De adviseur draagt er zorg voor dat alle noodzakelijke werkzaamheden worden uitgevoerd voor een marktconforme prijs. Hij controleert de aanbiedingen daarvoor, maar ook of het werk correct wordt uitgevoerd. De adviseur behoedt zijn opdrachtgever voor onverwachtse kosten en geeft u advies over de af te sluiten onderhoudsovereenkomsten. Afhandeling van keuringsrapporten zal goed geregeld zijn, maar ook de controle op de facturen die de opdrachtgever ontvangt van het liftonderhoudsbedrijf. Grotere adviesbureaus hebben software voor het meten van de prestaties van de liften en de liftbedrijven. Op deze wijze kwijt een opdrachtgever zich terdege van zijn verantwoordelijkheden.

Kies de juiste adviseur

Niets is vervelender dan dat men gedurende een traject er achter komt dat de verkeerde adviseur is gekozen. Iedereen kan zich immers adviseur noemen. Toch zijn er goede en minder goede bureaus. Een paar handreikingen om uw keuze te bepalen: Veel adviseurs doen liftadvies erbij. Ze hebben diverse disciplines en hebben dan ook Ć©Ć©n persoon die iets weet van liften. Onderzoek daarom bij het selecteren van uw adviesbureau naar het belang dat liftadvies heeft in het totale scala aan activiteiten. Wat is de omvang van uw opdracht? Als deze groot is, bent uw wellicht interessant voor een kleine adviseur. BeĆ«indigd u de samenwerking, dan zou dat het voortbestaan van zijn bureau in gevaar kunnen brengen. Bedenk daarom bij het selecteren van uw adviseur dat deze nooit afhankelijk van u mag worden. Tevens is het raadzaam om de continuĆÆteit van de onderneming in te schatten op basis van het aantal werkzame personen en de financiĆ«le resultaten. Bedenk dat een adviseur die in deze markt niet groeit (of het moet een zeer bewuste keuze zijn!) iets niet helemaal goed doet. Objectiviteit is enorm belangrijk. Uw adviseur moet uw belangen dienen en niet die van een ander. In onze optiek kan het niet zo zijn dat een adviseur werkt voor liftbedrijven en voor klanten van liftbedrijven. Hij kan onmogelijk vandaag een veiligheidscursus geven aan monteurs en morgen met dezelfde mensen namens u een lift opleveren en kritisch zijn op het geleverde werk. Hij zou eens een klant verliezen! Ook moet er geen relatie zijn tussen hetgeen wordt voorgeschreven en de beloning die de adviseur daarvoor krijgt. Adviseurs die verdienen aan de transactie, zoals we kennen uit de markt van verzekeraars en makelaars, zijn duidelijk niet onafhankelijk. Onderzoek van de te kiezen adviseur de concernrelaties en het verdienmodel en tracht de belangen daarin een plaats te geven. De beste keuze is natuurlijk een adviseur waarvan positieve referenties worden afgegeven. Ga daarom op zoek naar deze referenties en trek ze na. Is de adviseur echt zeker van zijn zaak, dan staan zijn klanten op de website van zijn bedrijf. Adviseurs zijn vrije beroepsbeoefenaars. Iedereen kan zich vrij vestigen en zich adviseur noemen. Een goede waarborg voor u als opdrachtgever is bijvoorbeeld een adviseur die een kwaliteitssysteem heeft en dat extern laat toetsen. De vraagstelling van een opdrachtgever vraagt altijd een bepaalde mate van creativiteit. Veel adviseurs kopiĆ«ren de concepten van de marktleider. Voor de opdrachtgever is het belangrijk om met de juiste man om tafel te zitten. Vraag aan de adviseurs wie de bedenker is van hun concepten.

Pin It on Pinterest

Share This