Aanbestedingen zijn verslavend

Aanbestedingen zijn verslavend

sep 19, 2016

Voor veel organisaties zijn aanbestedingen de heilige graal van inkoop. Er zijn allerhande regels en wetgeving om ervoor te zorgen dat zo’n aanbesteding eerlijk verloopt en het beste resultaat oplevert. En veel organisaties zijn het zelfs verplicht om via een aanbesteding in te kopen. Liftintermediair begeleidt al vanaf 2002 aanbestedingen voor de inkoop van liftonderhoud. Na bijna 15 jaar weten we dat er goede argumenten zijn om niet zondermeer die aanbesteding te organiseren.

Onlangs spraken we een directeur van een succesvol middelgroot liftbedrijf. Hij noemde aanbestedingen ‘drugs voor liftonderhoudsbedrijven’. Het idee daarachter is dat wanneer je enorme hoeveelheden liften ‘binnenharkt’ door aanbestedingen je moeilijk meer zonder kunt. Je weet dat je er weinig tot niets aan kunt verdienen. Je weet ook dat het na (meestal) 5 jaar weer ophoudt. Om dekking te hebben voor de kosten in de organisatie ‘moet’ je nieuw werk binnenhalen. Rendement is niet aan de orde. Het gaat om schadebeperking of omzet tegenover kosten. Het tij keren vraagt enorm veel moed.

Het gevolg is dat middelgrote en kleinere liftbedrijven eigenlijk helemaal niet zoveel zin hebben in die aanbestedingen. Zij redeneren dat ze die fluctuaties van ‘liften erbij en liften er af’ helemaal niet willen. De kleinere partijen willen liever kleinere klanten of kleinere hoeveelheden liften bij een grotere klant. In dat geval kun je een relatie aangaan met de klant. En vaak stellen kleinere klanten niet van die extreme eisen aan hun opdrachtnemers wat administratie en facturatie betreft.

Aanbestedingen van liftonderhoud leveren vaak niet het resultaat op dat vooraf wordt beoogd. Opdrachtgevers hebben de neiging een bestek op te stellen waarin in hun ogen redelijke eisen staan. De aanbieders moeten, om aan die eisen te voldoen, hun procedures en automatisering op iedere klant aanpassen. De praktijk is dat de inschrijvers voor 80% kunnen voldoen aan de eisen. 10% wordt handmatig gedaan en 10% gebeurt niet. Dat laatste is, van de 5 jaar die de overeenkomst duurt, 3 jaar onderwerp van gesprek en in de laatste 2 jaar heeft het voor beide partijen weinig zin om er nog energie in te steken. De relatie zal nooit uitblinken in begrip en warmte. Opvallend is dat in de managementliteratuur over klanttevredenheid nooit wordt geschreven over klanttevredenheid na een aanbesteding. Uitgangspunt bij sturen op klanttevredenheid is dat je stuurt op klantbeleving om een langdurige relatie aan te gaan en herhaalaankopen te bevorderen. Een aanbesteding is daar niet op gericht. “Hoe goed je het ook doet, na 5 jaar sta je aan de dijk”, aldus de eerder geciteerde directeur.

Er zijn goede alternatieven om liftonderhoud tegen reële tarieven in te kopen, waarbij er wel een door alle partijen gewaardeerde samenwerking ontstaat. Onze adviseurs informeren u daar graag over.

Pin It on Pinterest

Share This